Жеке және заңды тұлғалар қызметінің әртүрлі салаларында Ресей Федерациясының аумағында бекітілген құжаттарды жіктеу жүйесі қолданылады. Іс қағаздарын құрастыру, сақтау, айналымы және пайдалану іс жүргізу сияқты пәнмен жүзеге асырылады. Бұл мақалада біз оның барлық аспектілерін зерттейміз. Құжаттардың түсінігі мен жіктелуін, олардың функционалдығын және мәселенің басқа аспектілерін қарастырыңыз.
Офистік жұмыс: жалпы ережелер
Алдымен айта кететін жайт, құжаттамалық қамтамасыз ету іс-әрекеттің ерекше саласы болып табылады, ол қағаздарды жобалаудан, қалыптастырудан, сақтаудан және өңдеуден тұрады. Бұл құжаттың қалай көрінетініне және ондағы ақпаратқа, онымен жұмысты ұйымдастырудың қалай жүзеге асырылатынына, белгілі бір дәрежеде маңыздылығы бар сол немесе басқа басқару шешімдерін қабылдаудың уақтылылығы мен дұрыстығына байланысты. Іс қағаздары кәсіпорындардың, фирмалардың, фирмалардың қызметін ескереді және көрсетеді. Осыған байланыстыіс қағаздарын жүргізу заңның нұсқауы ретінде қызмет етеді. Аудиторлық тексерулер барысында, ең алдымен, компанияның қызметін тіркейтін құжаттар қайта қарауға жатады.
Заңнамалық база
Құжаттардың түрлерін және олардың жіктелуін талдамас бұрын заңнамалық базамен танысқан жөн. Осылайша, ақпаратты және оны қорғауды реттейтін Федералдық заң ақпаратты құжаттау міндетін белгілейді және бірқатар негізгі параметрлерді анықтайды. Аталған нормативтік акт сонымен қатар ақпараттық технологияларды әзірлеу және кейіннен пайдалану кезінде туындайтын қатынастарды реттеуге арналған. Міндетті құжаттама басқа заңдармен белгіленгенін атап өткен жөн. Атап айтқанда, Ресей Федерациясының Азаматтық кодексі қызметтің құқықтық негіздерін және іс жүргізудің тиісті тәртібін анықтайды. Ресей Федерациясының Салық кодексі стандартты салықтық құжаттарды белгілейді, олар да құжаттардың жіктемелерінің бірі болып табылады. Олар арқылы жеке тұлғалар мен ұйымдардың коммерциялық жұмыстарының есебі, сондай-ақ мемлекеттік бюджетке салық төлемдері мен алымдарының уақытылы аударылуы қамтамасыз етіледі.
Сонымен қатар, қолданыстағы Заң іс қағаздарының үлгілерін анықтайды. Осылайша, Ресей Федерациясының Азаматтық кодексі құрылтай шартының, келісімдердің, жарғылардың және т.б. мазмұны мен құрамына қойылатын талаптарды қарастырады. Регламент бүгін қолданылатын әртүрлі әдістерді пайдалана отырып жіберілетін құжаттардың нысандарын белгілейді.
РФ құжаттарының классификациясы
Ресей Федерациясының іс жүргізудің әкімшілік жүйесі көп деңгейлі сипаттағы классификацияны қамтитынын атап өткен жөн. Оны толығырақ қарастырған жөн. Құжаттардың негізгі классификациясы келесі құрамдастардың болуын болжайды:
- Ұйымдастырушылық және әкімшілік құжаттар. Мұнда шешімдерді, хаттамаларды, нұсқауларды, жарғыларды, бұйрықтарды, ережелерді қосқан жөн.
- Жалпы сипаттағы құжаттардың жіктемесіне енгізілген анықтамалық және ақпараттық құжаттар. Біз куәліктер, меморандумдар, актілер, жеделхаттар, хаттар және т.б. туралы айтып отырмыз.
- Персонал бойынша. Құжаттардың бұл жіктелуіне мәлімдемелер, еңбек кітапшалары, сипаттамалар, шарттар, бұйрықтар және т.б. кіретінін ескерген жөн.
Құжаттардың жеке, үлгілік және стандартты сияқты нысандарын бөліп көрсету әдеттегідей. Ұсынылған үлгілер құжаттардың мақсаты бойынша классификациясын құрайды.
Басқа құжат түрлері
Құжаттар мазмұны бойынша қарапайым немесе күрделі болуы мүмкін екенін білген жөн. Қабылдау орны бойынша есеп құжаттарының жіктелуі сыртқы және ішкі қағаздардың болуын білдіреді. Шығу тегі бойынша олар жеке және ресми құжаттарды ажыратады. Сақтау мерзімі бойынша бағалы қағаздарды тұрақты, сондай-ақ 10 жылдан көп немесе аз деп жіктеу әдетке айналған. Жариялылық белгісіне сәйкес құпия және құпия емес қағаздардың болуын көздейтін нормативтік құжаттардың арнайы жіктемесі қабылданды. Бірінші топқа құпия және толығымен кіретінін қосу керекқұпия құжаттар. Жазу әдісі бойынша дыбыстық, қолжазбалық, электронды, графикалық, фото және киноматериалдарды және т.б. Соңғы топтастыру құжаттарды мүмкіндіктері бойынша жіктеу деп те аталады.
Шұғыл және шұғыл емес құжаттар
Бағалы қағаздарды шұғыл және шұғыл емес деп бөлуге болады. Кезеңдер бойынша нобайларды, үзінділерді, түпнұсқаларды (басқаша айтқанда, түпнұсқалар), сондай-ақ көшірмелерді ажырату әдетке айналған. Мемлекеттік сипаттағы құжаттар жеке санатқа жатады. Қолданыстағы заңнамаға сәйкес уәкілетті құрылымдар нұсқаулар, бұйрықтар, нұсқаулар, өкімдер, қаулылар, жарлықтар мен шешімдер шығарады.
Негізгі құжаттама
Бастапқы құжаттардың біршама көлемді санатын бөлек қарастырған жөн. Бұған ғылыми-зерттеу, тәжірибелік-конструкторлық жұмыстар, бақылаулар және басқа да әлеуметтік іс-әрекеттер процесінде алынған негізгі ақпараты бар қағаздар кіреді. Бухгалтериядағы алғашқы құжаттама шаруашылық маңызы бар операцияларды жүзеге асыру кезінде қалыптасатынын атап өткен жөн. Ол бұрыннан іске асырылған белгілі бір фактілердің дәлелі немесе дәлелі ретінде әрекет етеді. Бастапқы құжаттар тобына, мысалы, анықтамалар, актілер, шот-фактуралар, ордерлер және т.б. Олардың көпшілігі үшін арнайы бірыңғай нысандар бекітілген. Мысалы, бүгінгі күні сауда операцияларын, негізгі құралдарды, ақшалай есеп айырысуларды және еңбекті есепке алу үшін құжаттардың арнайы нысандары белгіленген.
Құжат мәліметтері
Егер белгілі бір қағаз үшін бірыңғай форма болмаса, компанияда ішкі форма қалыптасады. Дегенмен, кез келген жағдайда белгілі бір мәліметтер болуы керек:
- Құжат атауы.
- Құрастыру күні.
- Ұйым атауы.
- Экономикалық маңызы бар операцияның мәні.
- Өлшеу құрылғылары.
- Жауапты қызметкерлердің тізімі.
- Уәкілетті қызметкерлердің жеке қолдары.
Ішкі кеңсе жұмысы
Құрылым басшылығының нұсқауларына сәйкес және дербес бөлім басшыларының бастамасымен әртүрлі ережелерді әзірлеу өзекті болып табылады. Іс қағаздарының бұл тобына стандартты және жеке актілер кіреді. Соңғысының мазмұны ең алдымен кәсіпорынның ұйымдық құрылымына кіретін басқару бөлімшелеріне, бөлімдерге, цехтарға қатысты екенін атап өткен жөн. Типтік құжаттама, әдетте, негізгі өндірістің цехтарына қатысты.
Ереженің жобасын мердігер қалыптастыратынын, содан кейін ол компанияның заң бөлімімен келісілетінін білуіңіз керек. Қарсылықтар немесе ескертулер туындаған жағдайда олар жеке қағазда немесе ағымдағының екінші данасында баяндалады. Кәсіпорындағы әкімшілік сипаттағы негізгі акт директордың бұйрығы болып табылады. Осы құжаттың көмегімен құрылым қызметінің тәртібін, шешімдері мен нұсқауларын, түрлі іс-шараларды, жұмыс нәтижелерін немесе тексеру нәтижелерін ресімдеуге болады.
Есеп, түсіндірме және қызмет көрсету жазбасы
Меморандум – белгілі бір фактіні немесе мәселені, қорытындыны немесе ұсынысты баяндайтын құжат. Ол ұйымның басшылығына немесе жоғары құрылымға жіберілуі мүмкін екенін білу керек. Жазбаны хат түрі, фирмадағы ішкі хат алмасу түрлерінің бірі деп түсіну керек. Әдетте, ол құрылымдық бөлімшелерден компанияның кез келген адресатына жіберіледі. Бұл жерде ерекшелік - тікелей басшылық. Ескертпе хатты белгілі бір компания қызметкері де жіберуі мүмкін екенін есте ұстаған жөн. Атаулы құжат ақпараттық, белсенді немесе есеп беру ретінде анықталуы мүмкін.
Түсіндірме жазбаны негізгі актінің (бағдарламаның, есептің, жоспардың) жекелеген ережелерінің мазмұнын түсіндіру қызметін атқаратын қағаз ретінде қарастырған жөн. Сонымен қатар, ол басшылықтың нұсқауларын орындамау немесе тәртіпті бұзу себептерін түсіндіре алады.
Нұсқаулар
Нұсқаулар қазір екі топқа жіктелген. Бірінші санатқа кіретін құжаттар кәсіпорында лауазымды адамдар, бөлімшелер және т.б. қатысатын белгілі бір процесті орындау тәртібін реттейді. Нақты қызметкерлердің құқықтарын, міндеттерін, жауапкершілігін және функционалдық мүмкіндіктерін анықтайтын лауазымдық нұсқаулықтар (екінші топ) екенін атап өткен жөн. Бұл құжаттар бұйрықтар мен заңдардың (жарлықтар, өкімдер және т.б.) нұсқауларын орындау тәртібін түсіндіру ретінде қызмет ете алады. Бұл лауазымдық нұсқаулықтарды қосу керектұрақты немесе тұрақты ұзақтығы болуы мүмкін. Дегенмен, мәңгілік бағалы қағаздар бәрібір 3-5 жыл сайын қаралып, қаралып отырады.
Қорытынды
Сонымен біз құнды қағаздардың түсінігін, негізгі классификацияларын және тақырыптың басқа да аспектілерін қарастырдық. Қорытындылай келе, бүгінгі күні Ресей Федерациясының аумағында кеңсе жұмысы жеткілікті дамыған санат екенін атап өткен жөн. Адам өмірінің қазіргі кезеңінде бұл қызмет қажетті құжаттарды сауатты және уақтылы қалыптастыруды қамтамасыз етуді, сондай-ақ актілермен жұмысты ұйымдастыруды (атап айтқанда, қабылдау, беру, өңдеу, дайындау, бақылау, сақтау, тіркеу, жүйелеу, дайындау) қамтиды. мұрағаттау және жою). Кеңсе технологиясын реттеу бірқатар бағыттарға сәйкес жүзеге асырылады. Стандарттауды, заңнамалық реттеуді, сондай-ақ республикалық маңызы бар құқықтық және нормативтік және әдістемелік актілерді қалыптастыруды қосқан жөн.
Қалай болғанда да, ұйымдастыру және кейінгі іс қағаздарын жүргізу арнайы дағдылар мен кәсіби білімнің міндетті болуын талап етеді. Осылайша, бұл жұмысты жүзеге асыру үшін компанияларда тиісті бөлімдер немесе қызметтер құрылады. Айта кетерлігі, шағын фирмаларда іс жүргізумен хатшылар айналысады, ал кәсіпорын құжаттарының жай-күйіне басшы рұқсат берген қызметкерлер жауап береді. Кез келген жағдайда құжаттардың әрбір топтамасының өз орны болуы керек. Әдетте олар арнайы отқа төзімді шкафтарда сақталады. ЖәнеАқырында, қызметкерлер іс қағаздарын дұрыс жүргізбегені үшін тәртіптік жазаға тартылуы мүмкін. Білімді тәжірибеде қолдану кезінде мұны есте сақтау керек.
