Ұйымдастыру жүйесі туралы айтқанда, ол жекелеген бөлімшелерден тұратын белгілі бір құрылымды білдіреді. Олар белгілі бір ойларға негізделген өзара байланысты. Атап айтқанда, бұл бөлімдер мен компанияның алдына қойылған мақсаттарға және орындалатын функцияларға байланысты. Бұл шешім қабылдай алатын және бөлімшелердің қызметіне жауапты басшылардың (орталықтардың) болуын қамтамасыз етеді.
Жалпы ақпарат
Ұйымдастырушылық басқару жүйелерін жобалау және қалыптастыру мәселелері тек жаңадан құрылған кәсіпорындар үшін ғана емес, сонымен қатар жұмыс істеп тұрған коммерциялық құрылымдар үшін де өзекті, бірақ олар басқа жағдайларда жұмыс істеуі керек. Ол үшін атқарылатын міндеттер мен шешілетін міндеттердің құрамы мен құрылымын өзгерту қажет. Бұл жағдайда бірінші қадам формальды құрылысты талдау болып табылады. Назар аударылдықұрылымдық бөлімшелердің құрамы, оларға тартылған қызметкерлердің саны, олардың орындалатын жұмыстың күрделілігі мен құрылымына қаншалықты сәйкес келетіні және осыған ұқсас аспектілер.
Талдау кезінде кәсіпорынның барлық маңызды элементтерін ретімен зерделеу қажет. Оларға ақпараттық қамтамасыз ету және өзара әрекеттесу, ресурстық және технологиялық қамтамасыз ету, еңбек ресурстарының бар сұранысқа сәйкестігі, өзара алмастыру мүмкіндігі жатады. Ұйымдастырушылық басқару жүйесін зерттегенде екі сұраққа жауап беру қажет:
- Қолданыстағы нәрсе таңдалған әрекет стратегиясын жүзеге асыруға қаншалықты көмектесуі немесе кедергі келтіруі мүмкін?
- Нақты мәселелерді шешу үшін қандай деңгейлерді тағайындау керек?
Жауаптарды іздеу
Мақсаттарға жетудің бірнеше жолы бар. Олардың барлығын қарастыру өте қиын болғандықтан, тек екеуіне ғана назар аударылады:
- Орындаушыларға арналған жеке тапсырмалар мен мақсаттардың арнайы қойылымы.
- Қысқа ұйымдық талдау.
Екі тәсіл де кәсіпорынның негізгі міндетіне жетуге қызметкердің жеке үлесі қандай екенін ашуға бағытталған. Ұйымдық жүйелерді басқару әдістері де маңызды. Қысқасы, келесі әдістерді қолданып әрекет ету керек:
- Интроспекция әдісі. Әкімшілік және басқарушылық персоналға ерекше көңіл бөлінеді. Мақсат – қызметкерлердің тиімділігін арттыруой еңбегі. Негізгі назар – мәселелерді шешуге, компанияның стратегиясын жүзеге асыруға және белгіленген мақсаттарға жетуге үлес қосу. Шын мәнінде, бұл жағдайда үлкеннен бөлшектерге дейін қозғалыс қамтамасыз етіледі. Келесі реттілік жүзеге асырылады: кәсіпорынның міндеттері - оның стратегиясы - мақсаттары - функционалдық ұйым. Сонда ғана лауазымдар - қызметкерлер - олардың міндеттері мен мотивациясы.
- Төменнен жоғары талдау әдісі. Ол қазірдің өзінде жеке жұмысшыдан және оның тұжырымдалған міндеттері мен мақсаттарынан бастайды. Бұл әдіс жеке қызметкерлердің жұмысын кәсіпорын қызметімен және іске асырылып жатқан өркендеу стратегиясымен байланыстыруға мүмкіндік береді. Теориялық ережелердің жақсы ойластырылғандығы туралы шағымдар жиі болса да, бірақ іс жүзінде жүзеге асыру көп нәрсені қаламайды.
Интроспекция туралы толығырақ
Бұл әдіс жұмыстың қайталануын қысқарту, басқару шығындарын азайту, менеджерлердің жүктемесін реттеу, орындаушылардың функцияларын бөлу арқылы компанияның бүкіл ұйымдық құрылымы мен өнімділігін жақсартуға бағытталған тиімді ұсыныстарды дайындауға мүмкіндік береді. Атқарылған жұмыстың соңғы нәтижесі қандай? Интроспекция арқылы құрылған ұйымдық басқару жүйесі мынадай принциптер мен идеяларға бағдарлануды қамтамасыз етеді:
- Менеджмент нақты басқару үшін жалақы алады. Сондықтан көп жағдайда ол бағыт-бағдар беріп, өлшеп, дайындап, нұсқау береді. Осыдажоспарлауға, ұйымдастыру жұмыстарына көмектесуге, қаржылық жоспарларды құруға, ағымдағы жағдайды талдауға және т.б. көмектеседі.
- Көшбасшы барлық назарын өзіне аудару үшін қол астында жеткілікті адамдар болуы керек. Бірақ сонымен бірге барлығына жеткілікті уақыт болуы керек.
- Ұйымдағы сілтемелер санын барынша азайтуға тырысу керек.
- Орындаушылар жақсы жобаланған тапсырмалардың шектеулі санымен айналысуы керек, олардың орындалуы ұйымның мақсаттарына жетуге тікелей ықпал етеді.
- Басшылықтың не қалайтынын анық түсіну тиімсіз байланыс арқылы бұрмалануы мүмкін. Жалпы себеп - сілтемелердің өте көп саны. Нәтижесінде өзгерістер енгізу, мәселені өз бетінше шешу, басқа жолдарды табу қабілеті төмендейді.
Интроспекция кез келген ұйымда мүмкін. Бұл әдіс алты кезеңнен тұрады: дайындау, мәліметтерді жинау, ақпаратты өңдеу, талдау, есеп беру, одан әрі бақылау. Нәтижесінде ұйымдық құрылымды жетілдіру мәселелерін қарастыратын жазбаша ұсынымдар шығарылады.
Төменнен жоғары талдау әдісі
Жеке мақсаттар мен міндеттерді қоюдың арқасында қызметкердің белгіленген мәндер мен параметрлерге қол жеткізу процесіне қосқан үлесі нақты қандай болады. Назар аударылды:
- Әрбір қызметкердің жұмыс процесін міндеттермен, мақсаттармен жәнеұйымдық құрылымның сәйкестігін қамтамасыз ететін стратегиялар.
- Барлығы жақсы нәтижеге жетуге мүдделі болатындай жағдай жасау.
- Төменнен жоғары талдау әдісі де жеке жұмысты бағалауға мүмкіндік береді.
Қарастырылып отырған тәсілді талдау үшін ғана емес, сонымен қатар ұйымды басқарумен байланысты кейбір негізгі мәселелерді шешуде де қолдануға болатынын атап өткен жөн. Оларға мыналар жатады:
- Мақсатқа жету үдерісін оның қойылуы мен оған жету жолына қатысты диалог арқылы анықтау.
- Қызметкерлердің өнімділік күтулеріне назар аудару.
- Белгілі бір міндеттерді шешу мерзімдерін нақтылау есебінен жұмысты орындау бағдарламасын қалыптастыру.
- Еңбекақы төлеу жүйесін басқаруды жеңілдету, өз міндеттерін мінсіз атқарғаны және жұмыстағы жетістіктері үшін сыйақы беру үшін негізді негіз құру мүмкіндігі.
- Қызметкерді жоғарылату керек пе және жақсы табысқа ие болуын бағалау.
Сондықтан бұл әдіс жағдайлардың максималды санына тәсілдерді стандарттайтын ұйымдық-құқықтық басқару жүйесімен өте жақсы толықтырылған.
Функциялар туралы
Негізгі және ең маңыздылары: ұйымдастыру, жоспарлау, реттеу, үйлестіру, ынталандыру, бақылау және реттеу. Бұл құрылымда, ережелерде, мәдениетте, процестерде көрініс табады. Ұйымдық жүйені басқаруды қамтамасыз етедіэлементтерді уақыт пен кеңістікте басқару мақсатында әдістер мен тәсілдер жиынтығын, олардың ұтымды үйлесімін, қалыптасқан байланысын пайдалану. Ең қолайлы жағдай жасауға ұмтылу керек. Бұл жағдайда ұйымдық жүйелерді басқару функциялары нақты жазылуы, келісілуі және әртүрлі тұлғалардың жауапкершілігінің шектелуі керек.
Ал бұл жай сөз емес. Функциялар еңбек бөлінісі процесінде пайда болған мамандандырылған басқару қызметінің ерекше түрлері екенін есте ұстаған жөн. Олардың әрқайсысы басқару міндеттерінің кешенінде жүзеге асырылады. Сондай-ақ, функциялар қайталанатын әрекеттер екенін есте ұстаған жөн. Оларды бір адам, бөлім немесе олардың тобы орындауы мүмкін. Функциялардың саны мен құрамы бірқатар факторларға байланысты: өндірістің дамуының ауқымы, деңгейі және құрылымы, ұйымның көлемі, компанияның басқа ұқсас нысандармен байланысы, тәуелсіздік және техникалық жабдықталу деңгейі.
Орындалған нақты міндеттер
Басқару функциялары ұйымның қызметіне бағыттылық пен қызмет көрсетуді қамтамасыз етуі керек. Олардың әрқайсысының нақты мақсаты, қайталануы, мазмұнының біркелкі болуы керек. Сондай-ақ, функциялар объективті болуы керек. Бұл адамдардың бірлескен жұмысы қамтамасыз етілген жағдайда басқару процесінің өзі қажеттілігімен анықталады. Сонымен қатар, функциялар басқару аппаратының көлемі мен құрылымын анықтаудың негізі болып табылады. Ол тұтастай ажырамас байланысты болса да, салыстырмалы түрде оқшауланғандардың барлығын біріктіруі керекқұрылымдар. Көптеген жолдармен оларға ұйымдық басқару жүйесінің мақсаттары әсер етеді.
Функциялар тізімі
Бұл тақырыпты жақсырақ түсіну үшін іс жүзінде немен айналысу керектігін қарастырайық:
- Ұйымдастыру функциясы. Жоспарлар мен бағдарламаларды іс жүзінде жүзеге асырумен айналысады. Ол ұйымды құру, оның құрылымын қалыптастыру, бөлімдер мен қызметкерлер арасында жұмысты бөлу, сондай-ақ олардың қызметін үйлестіру арқылы жүзеге асырылады.
- Мотивациялық функция. Ол адамдардың қажеттіліктерін анықтауға, сондай-ақ осы жағдайда оларды қанағаттандырудың ең тиімді және қолайлы жолын таңдауға маманданған. Мұның бәрі ұйымның алдында тұрған мақсаттарға жету процесіне қызметкерлердің максималды қызығушылығын қамтамасыз ету үшін жасалады.
- Бақылау. Бұл қателерді, күтілетін қауіптерді, талап етілетін стандарттардан ауытқуларды уақтылы анықтау және үздіксіз жақсарту үшін негіз жасау үшін қажет.
Қосымша мүмкіндіктер
Ұйымда мыналар болуы керек:
- Реттеу функциялары. Оларды ғылыми негізделген есептелген құндылықтарды әзірлеу процесі ретінде қарастырған жөн. Олардың көмегімен сандық және сапалық параметрлер бағаланады.
- Жоспарлау функциясы. Бұл қызметкерлердің алдына қойылған мақсаттар мен міндеттерді жүзеге асыру процесінде объектілердің тәртібін қатаң реттеу үшін қажет.
- Координация функциясы. Ұйымның біркелкі болуын қамтамасыз етеді жәнежоспарлы тапсырмаларды орындауда жақсы үйлестірілген жұмыс.
- Реттеу функциясы. Бақылау және үйлестірумен тікелей қиылысады. Егер сыртқы/ішкі ортаның әсерінен қажетті параметрлерден ауытқулар орын алса, онда ол бөлінген шектерде болатындай жағдайды реттеу қажет.
Тапсырмалар туралы
Ұйымдастыру жүйесі белгілі бір мақсатқа жету үшін құрылады. Мысалы, максималды мүмкін табыс алу. Немесе 100 миллион рубль. Мейлі, солай болсын, бірақ мақсатқа жету жолында оған жетуге мүмкіндік беретін бірқатар міндеттерді шешу керек. Айта кету керек, олардың ауқымы, салдары, маңыздылығы, болашаққа әсері және іске асырудың күрделілігі бойынша ерекшеленеді.
Ұйымдастыру жүйелерін жоғары деңгейде басқару міндеттері нәтиже алу тұрғысынан ең маңызды және маңызды болып табылады. Ақыр соңында, егер қарапайым жұмысшы дұрыс емес нәрсе жасаса, онда бұған әлі де салыстырмалы түрде төтеп беруге болады. Әсіресе, сіз тез анықтап, тоқтатсаңыз. Ал жоғарғы басшылықтың қателіктерінің өзі әлдеқайда ауыр зардаптарға әкеледі. Сонымен қатар, оларды тоқтату өте қиын, ол үшін акционерлердің/құрылтайшылардың қолдауын алу қажет.
Бірақ сәйкестендіру процесі де маңызды. Расында да, біздің жағдайда жоғары басшылық тұрақты түрде тексерілмейтіндей реттелген. Оқиғалардың барысы дұрыс емес екенін бақылауды жүзеге асыру арқылы да, оқиғалардан хабардар болу арқылы да, есеп берудегі ауытқушылықты байқай отырып білуге болады.менеджерлер иелеріне береді. Қойылған міндеттерді тиімді орындау үшін басқару жүйесінің сәйкес ұйымдық құрылымы болуын қамтамасыз ету қажет, ол үшін жауапсыз тұлға болмайды.
Даму туралы
Ұйымдық жүйелер тас сияқты бір орында тұрмайды. Әрқашан қозғалыс бар (міндетті түрде жақсы емес). Бірақ мыңжылдықтардың биігінен қарасаңыз, ұйымдық-экономикалық жүйелерді басқару әлі де жетілдіріліп, дамып келеді. Кейде бұған жаңа әдістер мен тәсілдердің дамуы әсер етеді. Ғылыми-техникалық прогрестің де әсері болуы мүмкін. Мысалы, ақпараттық технологияларды қолданбай басқару дегеніміз не? Тіпті адам жеке кәсіпкер мәртебесінде жұмыс істесе де, компьютер/смартфон есеп жүргізуге, салық қызметіне, статистика органдарына және басқа да бірқатар құрылымдарға деректерді жіберуге көмектеседі.
Бірақ қазір дамуда тәжге жету мүмкін болды деп айтуға бола ма? Өкінішке орай жоқ. Қолданыстағы технологиялар мен әдістерге қарамастан, қуануға әлі ерте. Өйткені, болашақта адамзатты қаншама түрлі таңғажайып жаңалықтар күтіп тұр. Мысалы, жасанды интеллектті алайық. Бұл шешімнің үлгісі жақсы өнімділік көрсеткіштерімен жасалған кезде, ұйықтауды, демалуды және жалақы алуды қажет етпейтін қызметкердің не істей алатыны жай таң қалдырады және оны жаңа жағдайларға бейімделуге мәжбүр етеді.
