«Кездесу» дегеніміз не? Бұл сөздің өзі протославяндық «кеңес», «вече» сөздерінен шыққан. Сол көне дәуірде сайланған, әдетте қоғамның ең дана, тәжірибелі өкілдері жиналыс ұйымдастырды. Оның мақсаты белгілі бір тақырыпты немесе мәселені талқылау және туындаған мәселені шешуге немесе қоғамдық тәртіпті реттеуге арналған шешімдер қабылдау болды.
В. Д. Дмитриевтің түсіндірме сөздігі аталған сөздің мағынасын былай ашады:
кездесу
жиналыс, с., пайдаланылған комп. жиі
Морфология: (жоқ) не? кездесулер, неге? кездесу, (қараңыз) не? кездесу, не? не туралы кездесу? кездесу туралы; не? жиналыстар, (жоқ) не? кездесулер, неге? кездесулер, (қараңыз) не? кездесулер, не? не туралы кездесулер? жиналыстар туралы
1. Кездесу – практикалық, іскерлік мәселелерді бірге талқылау үшін бірнеше адамның кездесуі.
Қысқа, маңызды кездесу. таң,шұғыл жиналыс. Сағат 10:00-ге басқарма басшыларының отырысы жоспарланған болатын. Мәскеуде іскер топ өкілдерінің кездесуі өтті.
2. Баспасөзде жоғары деңгейдегі кездесу мемлекет басшыларының іскер, ресми кездесуі деп аталады.
3. Сот тәжірибесінде отырыс алқабилердің немесе судьялардың жабық әңгімесі деп аталады, онда сотталушыға үкімнің нысаны белгіленеді.
Пікірсайыс соңында сот талқылауға кетті.
Кездесу – уақытты босқа кетіру ме, әлде қызметкерлермен жұмыс істеудің тиімді құралы ма? Жиналысқа кімнің, қашан және қандай мақсатпен қатысатынын кім шешеді? Осы және басқа сұрақтарға жауап беруге тырысайық.
Іс-шараның мақсаты
Кездесулер бірнеше мақсатқа қызмет етеді:
- Оның барысында ақпарат алмасу және беру жүреді. Спикерлер қалған қатысушыларды хабардар етіп, үйрете отырып, өз тарихын айтады.
- Баяндама және пікірталас кезінде барлық жағдайларды немесе процестерді жиналысқа қатысқандар бағалайды. Бағалау критерийлері түзетілуде.
- Басшы үшін жиналыс барлық бағалау процедураларын алмастыра алады, өйткені бағыныштының мінез-құлқы мен реакциясы оның құзыреттілігі мен қатысуын бағалау үшін пайдаланылуы мүмкін.
- Әрекеттерді сауатты түзету және тиімді шешімдер мен шараларды қабылдау.
Бастық шешеді
Отырысқа кім қатысатынын, кездесулердің жиілігі мен ұзақтығын, сондай-ақ олардың мақсаты қандай екенін басшы шешеді.
Бұл қажеттілік тудырған сұраққа немесе мәселеге байланыстыкездесулер өткізу. Мысалы, директорға алқалы шешім – бюджетті қабылдау керек. Ол жиналысқа қатысуы керек барлық қызметкерлерге шамамен мазмұны бар электрондық хат жібереді:
- өкілдер (пошталық тізім) жиналысқа, сондай-ақ басқа серіктес ұйымның негізгі қызметкерлері қатысады;
- тақырып - кезеңдегі бюджетті бөлу;
- орын - үлкен жиналыс бөлмесі;
- күні мен уақыты - 10.11.2018, сенбі, басталуы 13:00, аяқталуы 13:50;
- сөзге жауапты күн тәртібі мәселелерінің тізімі, қосымшадағы әрбір мәселеге арналған уақыт шегі.
Кездесу түрлері мен түрлері
Кездесулер – қуатты басқару құралы. Олардың арасында ерекшеленеді:
- ресми және бейресми;
- операциялық, түпкілікті, проблемалық;
- өнеркәсіптік, сот және т.б.;
- деңгей бойынша: цех, басшылық, мемлекет басшылары және т.б.;
- жабық және ашық жиналыстар;
- танымдық, ақпараттық, түсіндірмелік;
- байланыс әдісі бойынша: жиналысқа тікелей қатысу, селектор, бейнеконференция және т.б.
Кездесу тиімділігі жиналыстарды ұйымдастыруға байланысты. Ол кәсіпорынның құрылымын, қызметкерлердің өзара әрекеттесу ерекшеліктерін, қарым-қатынас әдістерін, қатысушылардың әрқайсысының жұмысқа орналасуын, мәселелерді шешу қажеттілігін және олардың өзектілігін ескеруі керек.
Операциялық, түпкілікті және проблемалық
Табысты командалық жұмыс тұрақты дегенді білдіредікері байланыс алумен барлық байланыстардың өзара әрекеттесуі. Ол үшін, әдетте, жұмыс күнінің басында жедел кеңестер өткізіледі. «Зорлаушылар», «бес минуттық», «планер кездесулері», «летучки» - оларды бір-бірімен осылай атайды.
Семинарға тікелей басшы тағайындайтын қызметкерлер қатысады. Талқыланатын мәселелер тізбесі стандартты: өткен күннің нәтижелері, бүгінгі күннің мақсаттарын белгілеу және т.б. Мұндай кездесулер қысқа уақытқа созылады. Олар жүйелі түрде өткізіледі, ол туралы барлық қатысушыларға алдын ала хабарланады.
Қорытынды жиналыстар үлкен көлемдегі жұмыстарды талқылау үшін шақырылады. Бұл болуы мүмкін:
- уақыт кезеңі: маусым, тоқсан, билік және т.б.;
- жоспарды, жобаны, тапсырманы аяқтау.
Осындай кездесулерге тыңғылықты дайындық жүргізілуде. Қорытынды мәселе бойынша отырысқа қатысуға алдын ала шақырылады. Қатысушыларды жетекші тағайындайды. Ол сондай-ақ табысты жүзеге асыру үшін қажетті материалдардың тізімін көрсетеді. Уақыт әр спектакль үшін де, жалпы алғанда да реттеледі. Кездесу жазылады. Барлық қатысушылар хаттаманың мазмұнымен таныс болуы керек.
Проблемалық кездесулер қажетіне қарай ұйымдастырылады, Әдетте, бұл форс-мажорлық жағдайлар, жоспардан тыс жағдайлар. Мәселені шешуге жауапты тұлға туындаған мәселе бойынша жиналысқа қатысуға шақырады. Қатысушыларды жетекші тағайындайды. Уақыт орнатылмаған. Кездесу нәтижесінде мәселенің шешімі қабылданады, орын алу себептеріне талдау жүргізіледі,алдын алу шараларының тізбесі құрылуда. Тіркеу қажет.
Шақыру
"… мәселесі бойынша отырысқа қатысуыңызды сұраймыз" - шақыру хатының мәтіні әдетте осылай оқылады. Одан кейін жиналыстың негізгі тақырыбын, күнін, орнын, басталу және аяқталу уақытын көрсету керек. Одан кейін отырыс барысында көтерілетін мәселелерді тізіп беріңіз. Және әрбір пункт бойынша жауапты тұлғаларды белгілеңіз. Әрбір сұрақ бойынша сөйлеу уақытын көрсету артық болмайды. Сұрақтар шешімнің маңыздылығына қарай реттелген.
Кездесудегі мүмкін қателер
Кездесуге қатысқан әрбір адам оның сәтті әрі тиімді өтуіне жауапты. Қатысу, ұйымдастыру және жүріс-тұрыстың әдеттегі қателіктерін тізімдейміз:
- жиналыстың мақсатын тұжырымдаудағы келмеу, сәйкессіздік, дәлсіздік;
- дайындық жеткіліксіз;
- ережелердің болмауы немесе елемеу;
- ресімдеу, кездесудің қажеті жоқ;
- Уақытылы хабарландыру, дайындалуға уақыт жеткіліксіз.
Кездесулердің тиімділігін және жалпы кешіктіруді төмендетіңіз.
Орындау әдістері
Әр қауымда:
- Тақырып – оның мақсаты, талқыланатын мәселелері және мәселелері.
- Нысана – жиналысқа келетіндер, адамдар.
Өткізу әдісін таңдау пән мен объектінің не екеніне байланысты. Біз негізгілерін тізімдейміз:
- есеп;
- айырбастауақпарат немесе пікірлер;
- миға шабуыл;
- талқылау.
