Мақалада кіріс және шығыс құжаттама, құжат айналымы және оның құрылымы, құжат айналымы, оның режимі мен циклділігі, ішкі және сыртқы құжаттама сияқты ұғымдарға түсініктемелер берілген. Қажетті ақпаратты бөлектеу және оны іс жүргізу кезінде ағымдағы істер мен мұрағаттарда сақтау жолдары келтірілген.
Құжат ағынының түрлері
Қазіргі ақпарат ғасырында өндірістің, тұтынудың, реттеудің немесе таратудың кез келген құрылымының жұмысын құжаттамасыз елестету мүмкін емес. Бүгінгі ақпараттық қағаз және электронды бум жағдайында құжаттамамен жұмыс істеу барған сайын күрделене түсуде. Ақпаратты тасымалдаушылар өзгеруде, оны өңдейтін адамдар өзгеруде, ақпаратты пайдаланудың құқықтық өрісі өзгеруде. Құжат айналымының тұжырымдамасы мен құрылымы да өзгеруі мүмкін.
Құжат құжат айналымының бірлігі ретінде
Құжат дегеніміз кез келген материалдық объект түрінде жазылған ақпарат. Құжатты айтпағанда, фото, видео, аудиожазба болуы мүмкінқағаз тасымалдағыштары мен файлдар. Бірақ құжатта бірқатар қажетті талаптар болған жағдайда ғана құжат құжатқа айналады. Бұл талаптар реквизиттер деп аталады және құжаттардың жекелеген түрлері үшін заңмен немесе нормативтік актілермен белгіленген міндетті белгілер болып табылады. Ұйымдық-өкімдік құжаттарды ресімдеу үшін, мысалы, ГОСТ Р 7.0.97-2016 бар. Ең маңызды мәліметтердің бірі - құжаттың күні (кейде тіпті уақыты).
Құжат айналымы дегеніміз не
Құжат ағыны – ақпаратты жасау нүктелері, ақпаратты өңдеу нүктелері, ақпаратты сақтау нүктелері және ақпаратты тікелей пайдаланушылар арасындағы құжаттардың қозғалысы. Құжат ағындары құжаттардың түрі мен мазмұны, режимі мен циклділігі, жылжыту әдістері және т.б. бойынша өте ерекшеленеді.
Ұйымдағы құжат ағыны (кәсіпорындарды да білдіреді) бағыты бойынша кіріс және шығыс болып бөлінеді. Құжаттармен жұмыс істеу кезінде қателер мен шатасуларды болдырмау үшін ағынның әрбір түрі бір-бірінен бөлінуі керек.
Кіріс құжат айналымы ұйымға пошта, электронды пошта арқылы келетін, арнайы (курьерлер арқылы) әкелінетін құжаттардан тұрады. Кіреберістегі құжаттар сұрыпталуы керек, қажет емес - қоқыс жәшігіне шығарылады. Қажетті немесе қажет болуы мүмкін құжаттар қабылданған күні, құжаттың атауы және оның деректемелері (құжаттың күні, жөнелтушінің аты-жөні және т.б.), ұйымдық бөлімше көрсетілген журналдарда (қағаз немесе электронды) жазылуы керек. құжат жіберілді.
Шығыс құжат айналымы жасалған және құжаттардан тұрадыұйым шығарған немесе өңдеген. Барлық шығыс құжаттарға реттік нөмір берілуі керек, оларда қажетті деректемелердің бар-жоғы және олардың дұрыстығы тексеріледі, олар күні көрсетілген журналдарда жазылуы керек (әдетте, бұл құжатқа қол қойылған күн), шығыс нөмірі және құжатты дайындаған бөлімнің коды.
Егер құжат айналымын дереу өңдеу мүмкін болмаса (оның күрт өсуі), қателер мен кідірістерге жол бермеу үшін құжаттарды өңдейтін қызметкерлердің санын көбейту қажет, бұл көбінесе ұйым үшін өте қымбатқа түседі.
Құжат ағынының түрлері әр түрлі болуы мүмкін, барлығы ұйым қызметінің түріне және оның жұмыс әдістеріне байланысты.
Ірі ұйымдар мен кәсіпорындар үшін дұрыс құрылымдалған құжат айналымы материалдар немесе өнімдер ағыны сияқты маңызды. Құжаттардың үлкен ағындары үшін тіпті құжаттық технологиялық процестер әзірленеді және қолданылады.
Сыртқы және ішкі құжат ағыны түсінігі
Ұйымдағы кіріс және шығыс ақпараттан басқа, ішкі, т. тек ұйымның өзінде жасалған және пайдаланылатын ақпарат. Бұл ақпарат белгілі бір дәрежеде құпиялылыққа ие болуы мүмкін және тіпті бір бөлімде де жалпыға қолжетімді болмауы мүмкін. Бір ұйымның бөлімшелері арасындағы хат алмасу әдетте қабылданбайды. Құжаттық қатынас үшін бөлім басшылары қол қойған қызметтік жазбалар (есептер, түсіндірме хаттар, анықтамалар) қолданылады. Жазбалардан басқаұйымдар бұйрықтарды, нұсқауларды, сертификаттарды, техникалық құжаттамаларды және басқа құжаттарды басқарады.
Осы себептерге байланысты ішкі құжат айналымы құпия ақпараттың үзінді немесе бөлік түрінде болса да қоғамдық орындарға түспеуі үшін нақты реттелуі керек. Сондықтан ішкі ақпарат ұйымның шеңберінен, ал кейде бір бөлімшенің шегінен шығуға арналмаған. Бұл ретте мұндай ақпарат бөлімшеден бөлімге тек бөлім басшысының рұқсатымен ғана беріледі және жіберу кезінде міндетті түрде (тіпті ұйымның мұрағатына да) алушыны көрсететін және оның алуға өкілеттігін растайтын арнайы журналдарда тіркеледі. құжаттармен жұмыс істеуге рұқсат).
Құжат ағынының параметрлері
Құжат ағыны келесі параметрлермен сипатталатын күрделі жүйе:
- мазмұн (немесе ол қандай функцияларды орындайды);
- құрылым;
- режимі және циклділігі;
- бағыт;
- том;
- басқа.
Мазмұн немесе функция
Бұл құжат айналымы параметрі ұйым пайдаланатын құжаттар тізімі және осы құжаттардағы ақпараттың құрамы. Бұл мән қызметі өте нақты және уақыт өте тұрақты болатын ұйымдардың аз саны үшін тұрақты болып табылады (әдетте бұл соттар, мұрағаттар, реестрлер және басқа да өндірістік емес ұйымдар). Көптеген ұйымдар, әсіресе өндірістік ұйымдар үшін құжат айналымы өзгеретін тұрақты емес мән болып табыладыәртүрлі өзгерістерге байланысты: қызмет түрі, серіктестер, технологиялар, материалдар, заңнама және өндірісті өзгертудің басқа талаптары және уақытша өзгерістер.
Құжат ағынының құрылымы
Жұмыс процесінің түсінігі мен құрылымын құжаттарды жіктеу және оларды индекстеу берілген белгілермен сипаттауға болады, ұйым құжаттарының анықтамалық аппаратында бүкіл бағдарлау жүйесі қалыптасады. Әдетте мұндай құрылым құжат айналымының түрі мен мақсатына сәйкес келеді.
Режим және циклдер
Бұл параметрлер уақыт бойынша келетін ақпарат жүктемесінің өзгеруін анықтайды. Бұл, мысалы, қабылдау науқаны кезінде оқу орнының талапкерлерінің жеке істерімен немесе сессиялар мен бітіру кезінде студенттердің құжаттарымен жұмыс көлемінің күрт артуы.
Мұндай өзгерістер ұйымның ішкі ырғақтарына қатысты және әдетте болжамды және жоспарланған.
Құжат ағынының бағытының өзгеруі
Бұл өзгерістер ақпаратты өңдеу блогының жұмысының мазмұнына қатысты. Бұл құжаттардың ресімделу тәсілдеріндегі, құжаттардың орындалу мерзімін бақылау тәсілдерінің, олармен танысу тәсілдерінің, әсіресе, әртүрлі құжаттарды бекіту мен келісудегі айырмашылықтар. Құжат айналымы бағытының өзгеруіне ұйымдардың құрылымы мен бағытының ішкі өзгерістері де әсер етеді.
Құжат ағынының көлемі
Құжат айналымының көлемі – сомақұжаттар (түпнұсқалар да, көшірмелер де), олар құжаттардың өз санымен де, парақтар санымен, таңбалармен, орындаушылардың және құжат келісілген тұлғалардың санымен де көрсетілуі мүмкін. Мысалы, келісім-шарт бойынша келісу қажет немесе оған қол қою қажет серіктес ұйымдардың саны.
Ұйымның жұмыс процесі барлық ағындардағы құжаттардың жалпы санын қамтиды.
Ұйымдағы құжат айналымымен жұмысты жақсарту
Бұл жұмысты жақсарту үшін құжат айналымының барлық процесін зерделеу, процесті технологиялық жағынан сауатты ететін нақты ұсыныстарды белгілеу қажет: құжаттармен жұмыс істеу кезінде қайталануларды жою, оған қатысы жоқ бөлімдердің құжаттарды бекітуін болдырмау. Құжат ағыны неғұрлым көп болса, ұйымның әкімшілік аппараты немесе оның көп бөлігі соғұрлым көп жүктеледі.
Персоналдың құжатпен жұмыс істеуін жақсартудың негізгі тұстарының бірі – құжат айналымының барлық кезеңдерінде олардың кәсіби дайындық деңгейі, персоналдың оңтайлы жүктемесі, әрбір бөлімшедегі құжатпен жұмыстың нақты реттелуі.
Үлкен құжат айналымымен реттеу және стандарттау механикаландыру мен кеңсені автоматтандыруды қолдануға, құжаттармен жұмыс істейтін қызметкерлер санын оңтайлы санға дейін азайтуға мүмкіндік береді.
Өкінішке орай, есеп жүргізу әдістері жетілмегендіктен құжат айналымының көлемі туралы ақпарат әдетте жете бағаланбайды.
Негізгіқұжат айналымына заманауи талаптар
- Тұрақтылық. Адам әрекетіндегі ақпарат ағынындағы кез келген кептеліс немесе сәтсіздік тұтастай алғанда бүкіл жүйенің бұзылуына әкеледі. Құжаттардың көлемін ұлғайту алдын ала қарастырылып, жоспарлануы керек.
- Басқару мүмкіндігі. Ақпарат ағынын басқаруға болады және қажет. Кеңсе жүйесі тұрақты ғана емес, сонымен қатар жұмыс істеуге икемді болуы керек; қызметкерлер барлық кеңсе операцияларына әмбебап түрде үйретілуі керек.
- Еңбекті рационализациялау, механикаландыру және автоматтандыру арқылы жұмыс процесінің тиімділігін үнемі арттыру.
- Орындау мерзімдері, орындаушылар және т.б. көрсетілген құжаттар қозғалысының маршруттық-технологиялық карталарын жүйелі түрде құрастыру және жаңарту
- Құжаттарды стандарттау, оларды өңдеу әдістері, дұрыс мұрағаттау, әрбір құжат үшін сақтау орындарын белгілеу құжаттарды іздеуді және олармен жұмысты жылдамдатады.
