Байланыс кез келген ұйымның табысты болуы үшін маңызды. Бұл кез келген кәсіпорынның өзіндік «қан айналымы жүйесі». Табысты басшылар, топ-менеджерлер және білікті мамандар табысқа негізінен коммуникативті дағдылардың арқасында қол жеткізді. Тұлғааралық, топтық және ұйымдық коммуникацияларды қалай нығайту және бір мезгілде дамыту керектігі біздің мақалада егжей-тегжейлі сипатталады.
Байланыс процесі - бұл не?
Коммуникация – ақпарат алмасу процедурасы, оның негізінде басшы тиімді шешімдер қабылдау үшін қажетті ақпаратты алады, сонымен қатар қабылданған шешімдерді кәсіпорын қызметкерлеріне жеткізеді. Байланыс нашар болған жағдайда шешімдер қате болуы мүмкін. Адамдар биліктің олардан не талап ететінін жақсы түсінбейді және бұл адамдар арасындағы қарым-қатынастың бұзылуына әкелуі мүмкін. Коммуникациялық процестердің тиімділігі жиі анықталадышешімдердің сапасы және олардың болашақта қалай орындалатыны.
Тұлғааралық және ұйымдық коммуникацияларды жүзеге асыруда ақпарат ерекше рөл атқарады. Бұл коммуникацияның нәтижесі, коммуникативті процедураның сыртқы көрінісі. Адамның сөздік мінез-құлқында ақпарат ерекше орын алады. Ол бір пәннен екіншісіне өтеді. Бұл жерде жеке адамдар, топтар немесе тұтас ұйымдар субъект ретінде әрекет ете алады.
Қарым-қатынас идеяларды, пікірлерді, дағдыларды, фактілерді, қабылдауларды немесе сезімдерді жеткізу арқылы жүзеге асады. Ол жауап ретінде қажетті жауапты алуды талап етеді. Бұл ретте ұйымдық коммуникация мен ақпарат жүйесі өзара байланысты болғанымен, әртүрлі құбылыстар екенін ескеру қажет. Осылайша, коммуникация тек берілетін нәрсе емес, сонымен қатар бұл «бір нәрсенің» қалай берілетіні. Ақпарат байланыс процесінің ажырамас бөлігі ғана.
Ұйымдық байланыс жүйесі
Байланыс – екі немесе одан да көп адамдардың белгілі бір ақпаратпен алмасу процесі. Ұйымдастырушылық коммуникацияның негізгі мақсаты – алмасуға жататын ақпаратты түсінуге қол жеткізу. Өйткені, айырбастау фактісінің өзі жүзеге асырылған процедураның сәттілігіне кепілдік бермейді.
Ұйымдық коммуникация жүйесі бірнеше пәндерден тұрады:
- жіберуші – идеяны тудыратын немесе жіберу үшін ақпаратты таңдайтын адам;
- арна – ақпарат жинағын жіберу құралы;
- алушы – ақпаратты қабылдайтын және оны түсіндіретін адам;
- хабарламалар – нақты таңбалар қатарында кодталған тікелей ақпарат.
Жіберуші мен алушы екі негізгі нысан болып табылады. Қарым-қатынас процесінде олар өзара байланысты бірнеше кезеңдерден өтеді. Олардың міндеті - хабарлама құрастыру және оны екі тарап бастапқы идеяны бірдей түсіндіретіндей етіп беру үшін арнаны пайдалану. Бұл өте қиын тапсырма, өйткені әрбір келесі қадам идеяның мағынасын бұзуы мүмкін.
Тұлғааралық және ұйымдық қарым-қатынастың төрт кезеңі келесідей:
- идея жасау;
- кодтау және қажетті ақпаратты беру арнасын таңдау;
- ақпаратты жіберу;
- декодтау.
Әр қадам туралы толығырақ.
Байланыс элементтері
Көбінесе байланыс процедурасы бірнеше секундқа созылуы мүмкін, сондықтан ондағы қандай да бір нақты кезеңдерді бөліп алу өте қиын. Соған қарамастан әлеуметтанушылар коммуникация процесінің төрт негізгі кезеңін анықтап, талдады.
Бірінші кезең идеяны қалыптастыру деп аталады. Ұйымдастырушылық коммуникация – белгілі бір ақпаратты тұжырымдаумен басталатын процедура. Жіберуші хабарламаны жеткізу арқылы мәселені шешеді. Көбінесе мұндай әрекеттер бірінші кезеңде сәтсіздікке ұшырайды, өйткені жіберуші идея туралы ойлауға жеткілікті уақыт жұмсамайды.
Көптеген сарапшылар маңыздылығын, тіпті басымдылығын атап көрсетедібірінші кезеңнің мәні. Американдық Азамат соғысының қаһарманы Джефферсон Дэвис: «Ойланбас бұрын сөйлей берме» деген екен. Сіз әрқашан алушыға жеткізгіңіз келетін идея туралы ойлануыңыз керек. Сіз бұл идеяның өзектілігі мен сәйкестігіне, сондай-ақ нақты жағдай мен мақсатқа сенімді болуыңыз керек.
Екінші қадам кодтау және арна таңдау деп аталады. Қарым-қатынастың ұйымдық мәдениеті жіберуші белгілі бір белгілерге жеткізгісі келетін идеяны қайта құруды талап етеді. Бұл сөздер, қимылдар, интонациялар немесе басқа нәрсе болуы мүмкін. Бұл идеяны толық хабарға айналдыратын кодтау.
Идеяны жақсы жеткізу үшін жіберуші кодтау үшін пайдаланылатын таңбалар түріне сәйкес келетін арнаны таңдауы керек. Ең танымалдары сөйлеу, жазу және әртүрлі электронды тасымалдаушылар: бейне жазбалар, электрондық пошта, компьютерлер және т.б. Егер арна таңдалған кейіпкерлердің физикалық пішініне сәйкес келмесе, материалды жіберу мүмкін емес. Сондай-ақ, егер арна бірінші кезеңде әзірленген идеяға сәйкес келмесе, байланыс процестерінің тиімділігі төмендеуі мүмкін екенін атап өткен жөн.
Тұлғааралық, топтық немесе ұйымдық қарым-қатынас процедурасының үшінші кезеңі ақпаратты тікелей беру болып табылады. Жіберуші хабарды жеткізу үшін арнаны пайдаланады - кодталған идея физикалық түрде жіберіледі.
Соңында, соңғы қадам декодтау деп аталады. Қабылдаушы жіберуші құрастырған қабылданған таңбаларды аударадыөз ойлары. Қарым-қатынастың аяқталуы процестің екі субъектісінің идеяны тұжырымдауымен байланысты.
Байланыс түрлері
Ұйымдық коммуникация - бұл әртүрлі элементтерді қамтитын кең және өте көлемді процесс. Ең кең тараған классификация бойынша коммуникативті процедура ішкі және сыртқы болып бөлінеді. Сыртқы процесс – бұл ұйым мен сыртқы ортаның өзара әрекеттесуі. Оның үстіне сыртқы факторлар ұйымның қызметіне қатты әсер етеді.
Кәсіпорындар өздерінің сыртқы ортасының құрамдас бөліктерімен байланысу үшін әртүрлі құралдарды пайдаланады. Қолданыстағы әлеуетті тұтынушылар қажетті ақпаратты жарнама немесе тауарды жылжытудың басқа құралдары арқылы алады. Мұнда ұйымдық имиджді құрайтын белгілі бір сурет маңызды.
Қарым-қатынастың екінші түрі ішкі деп аталады. Бұл әртүрлі деңгейлер мен бөлімдер арасындағы ішкі ұйымдық байланыстар. Олар ресми немесе бейресми болуы мүмкін.
Формальды коммуникациялық байланыстар – бұл кәсіпорынның ұйымдық құрылымымен, басқару деңгейлері мен функционалдық бөлімшелер арасындағы байланыспен анықталатын құбылыстар. Бейресми коммуникациялар «сыбыстың арнасы» деп аталады. Сыбыс әрқашан шындыққа жанаспайтын ақпарат болып саналмайды. Зерттеулер көрсеткендей, ұйымдық қауесеттердің 80%-дан астамында өте нақты және негізделген оқиғалар базасы бар.
Ұйымдық коммуникация – бейресми арналардың ең кең жүйесі. Бұл ақпараттың келесі түрлерін қамтуы мүмкін:
- ұйымдастыру құрылымын өзгерту;
- алдағы жарнамалар мен аударымдар;
- ұйымдық даулардың мәліметтері;
- алдағы өндіріс қысқартулары;
- бейресми кездесулер, т.б.
Басқа классификация бойынша ұйымдық коммуникациялар құрылымы деңгейлер бойынша қалыптасады. Сонымен, ақпаратты беру процестері вертикальды түрде жүзеге асырылуы мүмкін - яғни олар төмендеу және жоғарылау болуы мүмкін. Ақпараттық процестердің төмендейтін тобы ақпаратты жоғары деңгейден төменгі деңгейге ауыстыру болып табылады - мысалы, қызметкерден міндеттер, басымдықтар, қалаған нәтижелер туралы және т.б. сұралғанда. Жоғарыға бағытталған коммуникациялар ұсыныстар, есептер түрінде жүзеге асырылады., түсіндірме жазбалар және т.б.
Сонымен қатар бөлімдер арасындағы, жұмыс тобы мен билік органдары, кәсіподақ өкілдері мен басшылық арасындағы, т.б. арасындағы байланыс процестерін бөлектеу керек.
Байланыс кедергілерінің түрлері
Қарым-қатынастың ұйымдық мәдениетінің тиімділігі кедергілер - тұлғааралық кедергілер деп аталатындықтан айтарлықтай төмендеуі мүмкін. Жүйе деңгейінде олар бірнеше түрге бөлінеді.
Бірінші кедергі қабылдау жағдайларына байланысты болуы мүмкін. Менеджердің немесе басқару құрылымының кез келген басқа өкілінің жұмысы – қабылдаудың мәнін түсіну, «жеке тұлға үшін шындықты» анықтау. Адамдар қоршаған ортадағы нақты құбылыстарға емес, оларға реакция жасайтыны белгілібұл құбылыстарды қабылдау тәсілдері. Қабылдауға әсер ететін факторларды түсіну арқылы көптеген кедергілерді жеңуге болады.
Перцептивті кедергінің ең көп тараған мысалы – қабылдаушы мен жіберушінің әрекет өрістері арасындағы қайшылық. Бірдей ақпаратты олардың тәжірибесіне қарай әртүрлі түсіндіруге болады. Адамдар өздерінің қызығушылықтарын, көзқарастарын, талаптарын және эмоционалдық жағдайын ескере отырып, ақпаратты таңдап ала алады.
Келесі ұйымдық коммуникациялық кедергі семантикалық деп аталады. Семантика – сөздерді қолдану және оларға мағына беру туралы ғылым. Көбінесе кейбір сөздер түсінбеушіліктерге әкеледі, өйткені олар контекстке байланысты мағынасын өзгертуі мүмкін.
Вербальды емес кедергілер – қарым-қатынас кедергілерінің үшінші тобы. Біз сөздерден басқа кез келген кейіпкерлер туралы айтып отырмыз. Бұл күлімсіреу, шиеленіс, қастар, көз жанасу және т.б. Мұнда әсіресе маңызды интонация - сөздердің дәл айтылуы. Бір және сол тіркеске басқа таңба, тең емес эмоционалды коннотация берілуі мүмкін.
Тиімсіз кері байланыс – ұйымдық коммуникациядағы төртінші проблемалық фактор. Жіберілген хабарламаға кем дегенде қандай да бір реакцияның құнын бәрі біледі. Әйтпесе, тараптардың бірі байланыс сәтсіз аяқталды деп есептейді.
Ұйымдық байланыс жүйесіндегі мәселені шешу
Қазіргі уақытта бірнеше стратегия әзірлендікоммуникациялық кедергілерді тиімді жеңу және ұйым қызметкерлері деңгейінде қарым-қатынастың тиімділігін арттыру.
Біріншіден, кәсіпорын басшылығы өз қызметкерлерінің коммуникативті дағдыларын дамытуға көңіл бөлуі керек. Субъектілер арасындағы қарым-қатынастың ең танымал әдісі - белсенді тыңдау. Бұл әдістеменің мәні тыңдаушының сөйлеушіге бастапқыда жеткізгісі келген нәрсені дәл айтуға көмектесу қабілетінде жатыр. Белсенді тыңдаудың бірнеше принциптері бар:
- сұрақ қойыңыз, бірақ сөйлеушінің сөзін бөлмеңіз;
- әңгімелесушіні өзіңізге қалдырыңыз, достық және жылы атмосфераны қалыптастырыңыз;
- сабырлы болыңыз және оқу кезеңінде жанжалдан аулақ болыңыз;
- әңгімелесушіге жанашырлық пен қызығушылық таныту;
- алаңдататын нәрселерді бейтараптандыруға тырысыңыз, сыртқы кедергілерден аулақ болыңыз.
Екіншіден, бастықтар өздерінің тілектері мен идеяларын жеткізер алдында нақтылауы керек. Берілу объектісіне айналуы қажет мәселелер мен мәселелерді жүйелі түрде ойластырып, талдау қажет.
Тиімді ұйымдастырушылық қарым-қатынасқа кері байланыс беру, «сырттан қарау», ықтимал проблемаларға бейімділік және т.б. сияқты әдістерді қолдану арқылы қол жеткізуге болады.
Тұлғааралық байланыс
Ұйымдастырушылық коммуникацияның кез келген түрі оның негізгі элементтері сапалы түрде қалыптасқан жағдайда ғана табысты болып саналады -тұлғааралық қарым-қатынас құбылыстары. Екі немесе одан да көп субъектілер арасындағы байланысты қалай дұрыс құрастыруға болады? Бастау үшін есте сақтау қажет бірнеше қағида бар:
- айтылғанның немесе жіберілгеннің жойылуының қайтымсыздығы;
- кері байланыс коммуникация процесінің таптырмас шарты ретінде;
- қоғамдағы тұлғааралық қарым-қатынастың қайтымсыздығы және болмай қоймайтындығы.
Қарым-қатынастың үш негізгі түрі бар. Бұл белгілі диалог, монолог және полилог. Бұл қарым-қатынастың ұйымдық формасын құруда ерекше рөл атқаратын соңғы форма.
Байланыс процестерін оңтайландыру жолдары
Пікірге ерекше назар аударыңыз. Бұл ұйымдық коммуникацияның маңызды элементі. Бұл компоненттің рөлін бағаламау мүмкін емес. Бұл қарым-қатынас процесін ең сапалы және тиімді ететін жауап.
Кері байланыс уақтылы және анық құрылымдалу керек екенін есте сақтаңыз. Онда қайталама түпнұсқа хабарлама және бірнеше нақтылау сұрақтары болуы керек. Бастапқы хабарламаны теріс және оң деп бағалау қажет емес.
Пікір алудың ең кең таралған және сенімді жолы - сұрақтар қою. Көбінесе олар кіріс хабарламаны алушының бастапқыда естігісі келгенімен салыстыру үшін қажет. Жіберушіге де қатысты: ол жіберілген материалды бастапқыда тұжырымдалған материалмен салыстыру үшін алушыға қосымша сұрақтар қоя алады.
үшінұйымдық коммуникацияларды тиімді басқару үшін қызметкерлердің техникалық коммуникация дағдыларын дамытуға тырысу қажет - атап айтқанда жадынама жазу, факс, электрондық пошта және т.б. пайдалану.
Басқару жүйелері мен қарым-қатынас мәдениеті анық белгіленуі керек. Заманауи ұйымдар корпоративтік типтегі «жедел желіні» пайдалана алады - қызметкерлер кез келген уақытта ақпарат алмасуды пайдалана алады, нақтылайтын сұрақтар қоя алады, өз ойлары мен құнды пікірлерін айта алады, бірлескен пикниктерді, экскурсияларды және т.б. ұйымдастыруға болады. Мұның бәрі ұйымдық коммуникацияның бейресми мысалдары.
Демек, ұйымдық коммуникацияның тиімділігін арттырудың бірнеше жолы бар. Бұл ретте бір сұрақ өзекті болып қала береді: деректер алмасу және байланыс процедуралары не үшін қажет? Оларда қандай мағына бар және олар қандай мағына береді? Оны әрі қарай анықтауға тырысайық.
Ұйымдастыру процесіндегі қарым-қатынастың маңыздылығы
Коммуникациялық процестердің дамуындағы қазіргі кезең бұл құбылысты қоғамдық өндірістің қажеттіліктерімен анықталатын өнім ретінде бағалауға мүмкіндік береді. Еңбек, жер және капитал сияқты дәстүрлі факторлар деректер алмасу және байланыс процедуралары тиімді пайдаланылған жағдайда ғана жұмыс істейді.
Байланыс ақпаратты беру және жауап беру жүйесі ретінде түсініледі. Бұл біліммен алмасу, зияткерлік меншік, ақпараттың әртүрлі түрлері және т.б. Басқарушылық коммуникация қызметін мамандандыру тәртібі мына мақалада көрсетілген.мақсаты ұйымдық капиталдың барлық түрлерін тиімді қалыптастыру және сауатты дамыту болып табылатын кәсіби қызметтің ерекше түрі. Бұл мақсатқа ақпаратты берудің арнайы технологияларын, құралдарын, әдістері мен механизмдерін қолдану арқылы ғана қол жеткізуге болады.
Қарым-қатынассыз байланыс болмайтыны, ал қарым-қатынассыз кез келген топтың өмір сүруі туралы сөз болмайтыны белгілі. Осылайша, қарым-қатынас топтың дамуы мен оның өмір сүруінің айқындаушы шарты болып табылады.
Барлық коммуникацияларды екі топқа бөлуге болады: ресми және бейресми. Бірінші топқа белгіленген типтегі элементтер жатады, яғни бақылау процесінде орын алатындар. Бейресми байланыс түрлерінің үлесі азырақ. Олар өздігінен пайда болады және көбінесе талқыланбайды. Бұл ретте әрбір қызметкер өзінің бар екендігін біледі.
Менеджер немесе басқа басшы қарым-қатынас құралдарын жақсы меңгеруі керек. Оның міндеттеріне қарым-қатынас процесінде алынған құралдарды дұрыс пайдалану, кедергілер мен кедергілерді жеңу кіреді.
Қарым-қатынастың ұйымдастырушылық тәртібі – бұл ақпаратты менеджерлерге және шешімдерді орындаушыларға жеткізу. Коммуникациялық процестерсіз ұйымды құру, сондай-ақ адам әрекетін үйлестіруді қамтамасыз ету мүмкін емес.
Осылайша, ақпаратты беру процедурасы барлығына көмектеседі: ол белгілі бір ұйым мен сыртқы орта арасындағы байланысты қамтамасыз етуге, ұйымдастыруға мүмкіндік береді.барлық басқару функцияларының өзара әрекеті және қабылданған шешімдердің жүйелілігі.
Байланыс желілерінің түрлері
Ұйымдастырушылық коммуникация жүйесі туралы айтқанда коммуникациялық желі түсінігін бөліп көрсету керек. Сызық арқылы қосылған екі ұйымдық бөлімше арна деп аталады. Ақпаратты беру кезінде арна екі немесе одан да көп ұйымдық бөлімшелерді байланыстыра алады. Ақпараттық желі осылай қалыптасады – бұл кез келген ұйым үшін жиі кездесетін жағдай.
Желілер ашық және жабық. Ашықтардың қолжетімді арналар арқылы ақпарат ағынына ешқандай кедергісі жоқ. Бұл, мысалы, «тізбек» - ақпаратты тасымалдауға арналған сызықтық байланыс. «Тізбек» қайталанатын, күнделікті операциялар үшін тиімді, бірақ үнемі өзгеретін жағдайларда жұмыс істеуге нашар сәйкес келеді. Ұқсас схема «Дөңгелегі». Барлық ақпарат ерте ме, кеш пе орталық қызметтегі қызметкерге түседі.
Жабық желілер ақпараттың таралу тәсілімен шектелген. Оларды коммерциялық құпияны сақтайтын ұйымдар пайдаланады.
